11 de ago de 2008

Dicas para escrever e-mails (Débora Martins)

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Faz um tempo que não publico nada da Débora Martins. Uma falta da minha parte. Tenho por esta consultora, que não conheço pessoalmente, uma enorme empatia. Há, inclusive uma tag da DM na Oficina de Gerência. Acho que não produzo mais posts dela para não desgastar as suas mensagens junto aos leitores do blog, tantas já foram postadas.
Nos primórdios da Oficina me fixei muito nos vídeos da sua série "Minuto Atender Bem" e divulguei como pude o site (Débora Martins, Cursos e Palestras) e o blog (Além da Carreira) produzidos por ela e sua equipe. Humilde retribuição a quem muito me ajudou e continua, mesmo que involuntariamente.
Como não faço publicidade formal no blog, mas faço-a informalmente. À minha revelia. Promovo quem eu gosto e acho que vai ajudar os visitantes e leitores do blog na linha da sua temática. É o caso da Débora Martins. Se a tivesse conhecido, quando executivo na minha ex-empresa, certamente a teria contratado para palestras e cursos. Ela é uma tremenda comunicadora e muito competente.
Este artigo, que apresento abaixo é uma prova do que disse acima. Com o talento, a simplicidade e a objetividade de sempre ela nos traz, em conjunto com outra fera que é Iolanda Moura do site Letra Guia um texto sobre "escrever bem um e-mail". Existe algo mais prático para se apresentar no blog? Vamos lá.
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Escrever bem - Série Educação na Comunicação
por
Débora Martins e Iolanda Moura
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"Seu Creysson, com toda sua sabedoria e dom da palavra, já tem um lugar garantido no programa Casseta & Planeta da Rede Globo. Infelizmente trata-se de uma caricatura bem fiel de grande parte de nossa sociedade. Engraçado só na TV.Mas quem ainda não tem lugar garantido na telinha precisa empenhar-se um pouco mais, e tornar sua escrita e comunicação corretas e atraentes para seu público diário.
O objetivo, com a série de artigos sobre Educação na Comunicação, é alertá-los sobre quão importante é adquirir dotes intelectuais, instruir-se e, sobretudo, obter o que se deseja utilizando-se de cortesia, simpatia e amabilidade.
Escrever bem e se comunicar de forma clara e objetiva tornaram-se, sem dúvida, habilidades extremamente atraentes para o mercado de trabalho. O profissional que consegue redigir um bom e-mail, por exemplo, evita problemas entre departamentos da empresa, picuinha entre colegas, e fica livre de, posteriormente, gerenciar um eventual mal entendido.
Vejamos o seguinte exemplo:
Assunto: (em branco)
Data: Thu, 12 Jun 2008 - 16:10:54 -0300

De: fulano@...Para: beltrano@...

Me manda todo material que fale sobre atendimento. Estou fazendo um trabalho academico sobre lideração de empresas no mercado e queria contar com vc, me manda livros que tratam sobre o tema. Pode enviar agora. Desde já agradeço e peço disculpas é que tenho pressa.

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Afinal, o emissor (fulano) que escreveu o e-mail acima quer exatamente o quê?
Percebam também outros pontos importantes:

Assunto - No campo assunto não há assunto, está em branco, logo pode não ser respondido com a prioridade que se deseja ou nem ser aberto, podendo ser considerando um spam pelo receptor.
Saudação - Não existe.
Mensagem - Confusa. Será que se está pedindo, mandando, exigindo algo de alguém ou simplesmente é necessária uma colaboração para realizar o trabalho? Sem contar os erros. O pior é que tem gente com MBA escrevendo assim.
Despedida - Não existe.

Como você pode perceber, existem muitos pontos a serem trabalhados. No tema de hoje, vamos mostrar como reescrever este e-mail de forma mais agravável e atraente ao leitor/receptor desta mensagem.
Vejamos como ficaria melhor:

Assunto: Trabalho acadêmico - Preciso de sua ajuda
Data: Thu, 12 Jun 2008 16:10:54 -0300
De: fulano@...Para: beltrano@...
Prezado Beltrano,Bom dia!


Estou fazendo um trabalho acadêmico sobre empresas líderes no mercado em qualidade no atendimento. Gostaria de contar com sua ajuda. Preciso de indicação de livros, apostilas ou link para sites. Caso tenha algum material disponível, poderia me enviar? O trabalho é para a próxima semana. Desde já agradeço.
Atenciosamente,Fulano(outros dados de assinatura)


Sentiram a diferença? O que parecia algo agressivo e infantilizado para um estudante universitário, por exemplo, tomou forma e respeitou o leitor/receptor. Além de mais educada, a mensagem, agora como um todo, ressalta a importância que o receptor tem para o emissor.
Considere:

= E-mails empresariais? Melhor que sejam polidos e mais formais, eles podem ser considerados documentos, certo? Mas nada impede que alguém seja mais carinhoso ou bem humorado com quem se tenha afinidades, porém dentro de estritos limites, seguindo os preceitos empresariais de pouca intimidade no ambiente profissional. Momentos mais íntimos, apelidos carinhosos, não são para horário de trabalho. E é importante evitar a nova linguagem que voga na internet, de abreviaturas e símbolos.
= A leitura sempre é importantíssima para melhorar a comunicação. Tudo de bom que se leia com atenção é fundamental. Para resultados mais diretos, neste caso, jornais e revistas são mais apropriados, porque usam linguagem mais técnica e objetiva. Livros não técnicos usam linguagem literária, com palavras raras, estilo e figuras de linguagem, aqui desnecessários.
= Bom mesmo é ler muito, e fazer cursos, estudar sozinho, quando possível. Uma coisa que funciona bastante é escrever muitos textos pra si mesmo, pedir a alguém que os corrija, e depois escrevê-los de novo tentando acertar. Isto pode ser feito até mesmo com os vários e-mails enviados em um período.

Algumas dicas:
a Depois de vírgula ou ponto dê espaço, e use letra maiúscula depois dos pontos, ex.: Então, mande-me o documento.
a Não dê espaço entre uma palavra e a pontuação seguinte a ela, seja vírgula ou ponto, ex.: Então, mande-me o documento.
a O primeiro e-mail do dia deve ser iniciado com um cumprimento - olá, bom dia, boa tarde - depois de colocar o nome do destinatário, ex.: Joel, olá!· em seguida deve-se ir direto ao assunto, evitando complicações ao escrever· não se esqueça de ser sempre gentil."
NOTA: Leia o primeiro artigo da série: E-mails - Educação na Comunicação

4Débora Martins é consultora e palestrante da Atender Bem Consultoria e Treinamento, especialista no gerenciamento das relações entre empresas e clientes. É jornalista, autora de diversos artigos sobre motivação, liderança, e qualidade no atendimento. E-mail: debora@atenderbem.com.br

4Iolanda Moura mantém o site Letra Guia e há mais de sete anos atua como revisora de textos via web. Possui licenciatura Plena em Letras, foi preparadora de alunos para concursos e atende a projetos de graduandos, mestrandos e doutorandos para revisão de teses em universidades como USP, UNICAMP, UFSC, UnB, FGV, etc. E-mail: letraguia@yahoo.com.br

Veja, abaixo, dois vídeos da Débora Martins. O primeiro trata do mesmo tema que o artigo, mas com a simpatia e a facilidade de expressão da palestrante. O segundo vídeo é um "merchandising" que estou fazendo - e com muito prazer - da Débora. Só espero que algum dos leitores seja empresário e se interesse em conhecer o trabalho dela. Não irão se arrepender.
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