Cure-se da "Reunite Aguda". Dê fim às reuniões improdutivas (HSM Management)

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.......... Há uma expressão que utilizo muito, em tom de blague, quando estou farto de reuniões. Digo que estou sofrendo de "reunite aguda". Normalmente as pessoas riem, mas ninguém leva muito a sério o meu estado de espírito.
Na verdade a "doença" existe, pelo menos no meu dicionário. Acho que posso trata-la como uma infecção de todo o organismo incluindo ai a mente e o corpo. Seria o inverso do velho adágio "mente sã em corpo são".
.......... Já observaram como vocês ficam após um dia inteiro de reuniões? Ou mesmo após uma reunião daquelas massacrantes e onde não se resolveu nada? Digam-me se o corpo não está "moido" e a cabeça latejando em busca de um analgesico? É a "reunite"!
Vivo no ambiente da administração publica há muitos anos. Há mais ainda vivi no outro ambiente, o das empresas privadas. Na verdade uma construtora. Posso dizer sem medo de errar: reunite é doença que acomete as corporações ditas oficiais; aquelas de governos e especialmente as que estão na esfera do Governo Federal.
.......... Não digo que não existam crises de reuniões em todas as corporações, mas reunite pra valer, em 40 anos de serviço (isso mesmo!) e uns 30 de gerencia, posso dizer que encontrei na administração pública e no Governo Federal. Em todos os períodos desde 1983 para cá.

.......... No "quadro clinico da reunite", as reuniões são convocadas por qualquer motivo e na maioria das vezes as pessoas sentam-se à mesa e não tem idéia clara do que vão tratar. Não existe pauta e em muitos casos nem o local está definido. Eu mesmo, em mais de uma oportunidade já sai de um predio para outro, muitas vezes, porque a sala de reunião originalmente marcada estava ocupada... Por outra reunião.
.......... Os condutores das reuniões, por não se guiarem por listagem de assuntos previamente definidos não conseguem ter comando do encontro e são comuns as discussões paralelas, conversas laterais e às vezes até desentendimentos pessoais em torno da mesa da reunião.
.......... O desperdício de recursos - humanos e materiais - é enorme e não há preocupação dos condutores com isto. Fico por aqui. Existem inúmeras teses sobre as reuniões e não serei eu quem vai procurar discorrer sobre elas neste espaço tão humilde de um blog.
.......... Passo apenas a minha experiência como gestor em tres pontos que destaco abaixo:

• Acho que as reuniões são ferramentas importantes para a gerencia corporativa e devem ser utilizadas. Assuntos especificos, pauta dos topicos a serem abordados com tempo determinado, condutores ou moderadores de grupo experientes para se evitar o desvio do curso da pauta, respeito aos horários, locais com bons recursos e tudo o mais que qualquer gerente com vivencia sabe para que uma reunião funcione com eficiência e seja eficaz.

• Devem participar as reuniões o menor numero possivel de pessoas. Quem não tenha o dizer deve ficar de fora. Assistentes, assessores, secretárias ou similares não devem sentar à mesa e sequer estar no ambiente da reunião.
  

• Uma reunião por semana (no máximo) deve ser um numero perseguido pelos gerentes para reuniões com suas equipes. Coloquem na mesa seus principais agentes de serviço (gerentes se for o diretor a comandar ou chefes e supervisores se for o gerente a conduzir) e prepare o evento dando a conhecer, com clareza, os assuntos que serão tratados e o tempo destinado a cada um deles. Marque local e hora para começar e terminar e seja rigoroso.

.......... Existem muitos outros itens e alguns deles estão listados no artigo abaixo, escrito por um dos maiores especialistas em administração do tempo - Christian Barbosa - que é do time da HSM Management. O texto dele é muito bom, mas o fundamental para quem esteja em posição de comando e tem o poder de convocar reuniões é o entendimento do processo. Lembrem-se sempre que:

• Reunião não é instrumento para exibição de poder, é mera ferramenta de trabalho.

Dê fim às reuniões improdutivas
Por Christian Barbosa *

Uma das maiores vilãs da produtividade corporativa são, sem dúvida, as reuniões improdutivas ou mal conduzidas que, além de consumirem o tempo útil dos profissionais, elas geram altos gastos para a empresa. Segundo uma pesquisa que realizamos na Triad Consultoria, a cada cem funcionários o desperdício com encontros desnecessários em uma organização chegam à casa dos R$ 500.000,00.

Com a crise financeira do mercado global, muitas empresas estão cortando os seus gastos para não sofrerem consequências negativas em seu orçamento e empresários estabeleceram metas nesse sentido para 2009, a fim de aumentar seu lucro e evitar desperdícios. Porém, poucos profissionais têm a consciência do gasto gerado com reuniões mal conduzidas, muito longas ou sem um propósito válido.

Realizamos outro estudo com profissionais para saber a opinião deles quanto às reuniões que participam. O resultado foi surpreendente: apenas 7% dos dois mil participantes afirmaram que esses encontros são realmente eficientes e produtivos, sendo o principal problema deles, para 57%, a falta de foco e, conseqüentemente, a extensão do tempo pré-determinado para sua conclusão.

Aos profissionais que fazem parte da maioria insatisfeita, aconselho apresentarem aos seus superiores uma proposta de melhoria e otimização do tempo para que, além de aumentar a produtividade da equipe, o dinheiro gasto desnecessariamente seja reduzido. Para isso, sugiro algumas formas de conduta para um bom aproveitamento dos encontros corporativos:

• Analise a real necessidade de convocação – Muitos assuntos podem ser resolvidos por telefone ou mesmo com trocas de mensagens eletrônicas, evitando o deslocamento ou perda de tempo dos envolvidos. Pense se o assunto é tão complexo que faz-se necessário reunir pessoas para discuti-lo ou se apenas um e-mail resolveria a questão. Além de otimizar o seu tempo, você será mais objetivo e rápido na resolução dos problemas;

• Convoque as pessoas certas – Muitas vezes não há necessidade de convocar diversas pessoas para a discussão de determinados assuntos. Quem for convocar uma reunião deve analisar o que cada participante pode ou não contribuir para o tema em discussão e se há necessidade de todos estarem presentes naquele momento ou se somente um comunicado posterior das decisões tomadas seria necessário. Quanto mais pessoas estiverem presentes, a probabilidade de extensão do tempo e dispersão do assunto aumenta, principalmente se não houver uma liderança efetiva;

• Quando possível, evite deslocamentos – Ao realizarmos a pesquisa sobre gastos com reuniões ineficientes, um dos maiores fatores de análise foi o gasto com deslocamentos de cada profissional. Pense o quanto é gasto nos custos com gasolina, táxi ou mesmo passagens de avião com os funcionários que se deslocam para participar de uma reunião. Nem sempre é possível, mas se puder evitar esses encontros, o dinheiro economizado fará uma grande diferença no orçamento da empresa; e

• Tempo é dinheiro – Muitos empresários acreditam na máxima de que tempo é dinheiro e de que qualquer minuto desperdiçado pode acarretar em perda de lucros. O tempo desperdiçado com longos encontros pode atrasar a equipe na busca por resultados. Além disso, o desperdício de tempo útil pode atrasar a execução das tarefas e fazer com que as urgências apareçam, situação que gera stress e, conseqüentemente, menor qualidade de vida. Por isso, mais que dinheiro, tempo é vida! Aproveite bem o seu e otimize o da sua equipe!"

* Christian Barbosa - um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial. Autor dos livros A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal, pela Editora Campus; Você, Dona do Seu Tempo, pela Editora Gente e Estou em reunião, pela Editora Ediouro. Sócio da Triad - empresa especializada em produtividade que presta consultoria, treinamento e oferece produtos diferenciados. Facilitador do programa de empreendedores do Sebrae/ONU - Empretec. Website: www.triadedotempo.com.br e www.maistempo.com.br)