5 de ago de 2009

Paralisia da Análise. Você sofre desta "patologia corporativa"?

Acho incrível como as teorias confirmam as praticas gerenciais. A dicotomia da eficiência e da eficácia, tão explorada pelos livros, palestrantes e consultores em geral está mais presente que nunca no cotidiano administrativo das corporações.

Hoje mesmo tive uma experiencia destas e conto o case.

- Um diretor de empresa contratada para gerenciar um conjunto de obras está há dois meses para decidir-se sobre uma alteração de projeto por conta de não querer pagar algo como um por cento do valor do empreendimento (R$ 150.000/R$ 15.000.000) para a projetista. Enquanto ele "negocia" a obra está paralisada e correndo risco de não terminar no prazo. Enquanto isto ele busca "analisar" alternativas para diminuir os custos.

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Eis o ponto abordado pelo artigo abaixo. No exemplo acima há uma evidente "troca" da eficácia (continuar a obra e cumprir o cronograma atendendo à demanda do cliente) pela eficiência (buscar custos imediatos menores e projetos mais detalhados e perfeitos). Paralelamente está instalado um processo de "parálise", ou seja, a Paralisia da Análise.

Tive o primeiro "insigth" sobre a "parálise" em um seminário há muitos anos. O consultor que fazia a apresentação (não lembro o nome) mostrou inumeros exemplos e colocou para os ouvintes como é delongar resoluções por não se conseguir tomar decisões. O resultado, invariavel, é a paralisia de todo o processo que movimenta qualquer projeto que seja vítima dessa armadilha gerencial.

Luiz de Paiva é o blogueiro do Congestionado (clique no logotipo abaixo) que escreveu o artigo. Gosto de seus artigos e vez por outra estou lá, visitando-o e coletando alguns textos que considero úteis para o conhecimento dos leitores da Oficina de Gerencia como este que reproduzo aqui. Espero que gostem e procurem prestar atenção com os seus próprios processos de decisão.

Verifiquem à suas voltas os exemplos - sempre numerosos - de como as pessoas perdem tempo com as delongas e as paralisias da análise".

Lembrem-se que é melhor um projeto viável em andamento (mesmo sem as "lantejoulas" da perfeição do que um belíssimo e bem apresentado projeto na prateleira).

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Processo de Tomada de Decisão: Paralisia da Análise

Publicado em 23/07/2009 por Luiz de Paiva

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"Normalmente partimos do princípio de que ter muitas informações é essencial para tomar boas decisões. Como regra geral isto é verdade, mas quando temos um excesso de informações ou excesso de variáveis que queremos compreender para tomar a decisão, podemos cair na paralisia da análise, ou seja, não conseguimos decidir porque sempre estamos querendo saber mais ou avaliar melhor.

Isto acontece com profissionais de todos os níveis, e também é muito comum entre empreendedores, que passam um tempo exagerado estudando e avaliando um potencial negócio e demoram muito para começar a tomar ações efetivas.

Existem vários fatores que causam a paralisia da análise, mas vou citar os 3 que me parecem mais críticos:

  • Personalidade do profissional
  • Excesso de parâmetros
  • Falta de padrões
  • Ausência de limites

A seguir dou algumas técnicas para eliminar ou reduzir drasticamente a paralisia da análise:

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Estabelecer um limite de tempo para a tomada de decisão

O ideal é que uma decisão tenha um tempo limite para que seja tomada. Quando não temos este limite, ficamos “empurrando com a barriga” para ter mais segurança em nossa opção. Ainda assim, a segurança é sempre relativa, e dificilmente teremos todas as respostas. Este prazo limite deve ser condizente com os objetivos principais do projeto ou atividade em questão.

Estabelecer padrões

Esta técnica é muito útil especialmente em empresas que querem direcionar as ações de suas equipes. Toda organização deve ter uma visão, missão, estratégias e políticas que orientem e facilitem a tomada de decisão por seus funcionários. Ao estabelecer padrões e estratégias de conduta e negócios, o escopo de opções para os profissionais é reduzido, e eles se sentem mais seguros em seguir uma linha de raciocínio.

Por exemplo, um negócio pode ter uma política clara de aumentar rapidamente sua base de clientes, em detrimento de sua lucratividade. Isto ajudará os vendedores e tomar decisões sobre descontos e posturas de negociação.

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Eliminar fatores em análise prévia

Também é bastante comum que tenhamos que passar informações adiante (para nosso chefe, por exemplo) que influenciarão uma decisão. Ainda que a decisão não seja nossa, é importante contribuir ao processo eliminando fatores que já estão resolvidos ou caminhos de alto risco. Isto é especialmente importante quando o tomador da decisão não está plenamente envolvido no processo, e um excesso de fatores somente fará com que ele passe pelo processo de descoberta que você já passou. Por isso, realizar uma análise prévia para eliminar variáveis da decisão sempre tende a acelerar o processo.

Assumir premissas de maior probabilidade

Quando a decisão é nossa, podemos ter dificuldade em assumir uma posição quando existem muitas dúvidas. Uma forma chegar a uma decisão é assumindo premissas para alguns fatores. Por exemplo, vamos supor que sua decisão é afetada pela taxa de juros da economia. Se praticamente todos os analistas acreditam que ela continuará caindo, você pode assumir isto como um fato e tirar este fator do processo de decisão, mesmo que exista a possibilidade de que a taxa suba. Assumir premissas equivale a assumir riscos, e isto deve ser feito cuidadosamente quando existe uma tendência clara em alguma variável.

Pedir opiniões de terceiros e fazer uma auto-análise

Nossa mente gosta de nos pregar peças. Podemos ser tendenciosos a uma certa decisão porque é mais confortável para nós, mesmo sem perceber. Podemos estar cegos a fatores críticos que não estão sendo considerados com sua devida importância. Decisões complexas devem sempre receber opiniões de terceiros de confiança, em especial aqueles que conhecem bem o seu perfil o poderão identificar se você não está cometendo equívocos no processo decisório."

http://www.gifmania.com.pt/linhas/luces/suckline.gif

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