Reunião antes da Reunião. Já estudou esse tema? (HSM)

O tema das reuniões é um dos mais recorrentes entre todos aqueles que se propõem  a estudar questões corporativas. Provavelmente a reunião seja uma das mais antigas ferramentas utilizadas pelos administradores ao longo da história do mundo. 

Alguém negará que os primeiros líderes desde que o mundo se fez mundo não se utilizaram das reuniões para organizar, planejar, tomar decisões, compartilhar poder e assim melhor exercê-lo? Uma rápida passada de olhos pela história nos permite ilações como dizer-se que as lideranças de mais sucesso nas suas passagens pela historia foram aquelas que não se isolaram em seus castelos e certamente utilizaram-se de reuniões para conduzir seus êxitos. É uma dedução que pode ser feita. Ou não?  São famosas as reuniões de Alexandre, o Grande com seus generais para decidir os rumos de suas campanhas. O mesmo se conta dos grandes generais da Roma Antiga no período áureo de suas conquistas.

Vamos para os exemplos na outra extremidade. Líderes que perderam guerras e poder; que fracassaram tais como Stalin na União Soviética cujo governo começou a declinar quando se registra o seu isolacionismo que segundo dizem era doentio. Hitler cujo declínio iniciou-se quando ele passou a "reinar" de forma absolutista e tomar decisões sem promover as reuniões para ouvir seu generais como o fizera no inicio de suas vitoriosas campanhas. O mesmo se pode dizer de Napoleão e muitos, muitos outros. 

Para finalizar os exemplos e ilustrar de forma mais nobre e reflexiva esse argumento lembro que o Mestre Jesus Cristo usou fartamente a ferramenta das reuniões para difundir Sua Palavra e Sua Mensagem. Alguém poderá discordar disso?

Na verdade ainda não se contou direito a História das Reuniões. Pelo menos eu não li nada com essa temática. Por isso mesmo é que teorizar sobre reuniões é sempre fascinante e mágico. É o que os convido a fazer em relação a mais esse artigo que "capturei" no newsletter da HSM que recebo por e-mail. 

Leiam esse trechinho só para despertar a curiosidade:

• Quando um chefe propõe realizar a reunião na mesa de um subordinado, estará invertendo o jogo de poder ao dar a ele a primazia do "campo". Espaços neutros, dentro ou fora da empresa, evitam a supremacia dos grupos presentes.

Nesse texto o tema é um pouco diferente e por isso desperta o leitor com mais interesse. Ele trata dos encontros mais sofisticados que ocorrem com a finalidade de preparar as reuniões que irão sacramentar as decisões de verdade. Gostei do artigo porque a abordagem do autor sai da mesmice de se descrever o obvio sobre reuniões.

Reunião ou Reinião?

O que podemos fazer para assegurar que nossos encontros sejam efetivos e empreendedores? Confira algumas dicas. (Cristina Vecchio)

Nemawashi. Esse é o nome dado para os encontros realizados pelos japoneses, antes das reuniões importantes. Neles, tudo é pré-discutido e pré-negociado, de forma a evitar qualquer constrangimento ou embate no momento da reunião. Os políticos também adotam uma fórmula parecida. Negociações são feitas com antecedência, e as reuniões formais servem apenas para abençoar decisões já tomadas.

E o sentido original da palavra reunir? Que tal pensarmos em juntar novamente pessoas que já são unidas por interesses maiores, por sonhos comuns? Que tal usarmos essa força que as une para resolver problemas, ter ideias, tomar decisões verdadeiramente consensadas? O que podemos fazer para assegurar que nossos encontros sejam efetivos e empreendedores?

A escolha do local
Parece estranho, mas o local e as instalações escolhidas podem interferir diretamente nas tendências e na aura do encontro. E não estamos falando apenas de comodidade ou de privacidade. Quando um profissional decide realizar uma reunião em sua própria mesa de trabalho, estará reforçando sua autoridade se estiver com sua equipe. Já com pessoas de outras áreas, ou de outras empresas, a mesma autoridade será transmitida quando o encontro for em uma sala de reuniões isolada.

Quando um chefe propõe realizar a reunião na mesa de um subordinado, estará invertendo o jogo de poder ao dar a ele a primazia do "campo". Espaços neutros, dentro ou fora da empresa, evitam a supremacia dos grupos presentes. Favorecem a integração por igualar os participantes e por promover isolamento e ambiente propício à confidencialidade. Mesas-redondas favorecem as decisões consensuais. Com mesas retangulares, deve-se tomar cuidado com a posição dos presentes, só colocando o principal executivo na cabeceira se a intenção for deixar claro o poder hierárquico.

Com quem contar?
Além de ter na sala participantes com diferentes posturas comunicativas é fundamental contar com pessoas que fazem a diferença. 

Quem informa
Os representantes da área que têm os dados, números e informações técnicas.

Quem aconselha
Profissionais experientes, com mais tempo de casa ou na tarefa, que já tenham passado por situações semelhantes.

Quem inova
Aqueles que trazem para a discussão algo em que os demais não haviam pensado. Às vezes, um jeito diferente de fazer coisas iguais.

Quem decide
Os que têm poder hierárquico, para decisões conceituais ou financeiras.

Reduzindo o estresse
Não se trata de conchavo, mas algumas providências devem ser tomadas para abreviar o tempo da reunião  e aumentar as chances de consenso quando o assunto é polêmico. Os itens complexos devem ser esclarecidos previamente, com um ou mais participantes. A pessoa que vai apresentá-los no encontro deve ter absoluta segurança do que está expondo.

Pode-se também fazer uma relação das questões mais prováveis que surgirão durante a reunião e já estruturar suas respostas (procedimento conhecido como FAQ - frequently asked questions).

É importante que os participantes expliquem com clareza suas dúvidas, e esclareçam seus pontos de vista. Quando houver dificuldade de compreensão, o uso de exemplos pode trazer luz à discussão. Sempre que uma ideia for rejeitada, é importante que se encontre pelo menos um ponto de concordância para não desestimular os interlocutores.

Como não estamos no Japão, e no ambiente negocial não fazem sentido os artifícios dos políticos, devemos evitar que nossas reuniões se transformem em jogos de poder. Precisamos resgatar o sentido positivo dos encontros, lembrando que eles podem ser a melhor opção quando um verdadeiro grupo precisa construir, ou transformar.

 Cristina Vecchio é sócia-consultora da W2 Comunicação, empresa voltada para treinamento e desenvolvimento em comunicação de negócios)