Ótimo artigo que encontrei no "Blog
Coach" (clique no logotipo abaixo) abordando um tema diferente e fora
do lugar comum dos textos habitualmente produzidos pelos consultores e
especialistas do mundo corporativo.
A
questão colocada é sobre se você, caro leitor, sabe como fazer para o
"seu chefe" comprar uma idéia que você esteja lhe apresentando. Sabe?
Excelente! Então não prossiga com a leitura do artigo, mas se faz parte
da imensa multidão dos que não sabem ou sabem "mais ou menos" recomendo
que conheçam o texto de Luiz Paiva que escreve com muita propriedade e vivência das questões corporativas; ou seja, ele sabe o que diz.
Registro
abaixo um breve trecho do artigo só para despertar a curiosidade de
quem esteja em dúvida sobre se vai ou não ler o texto:
- Na pesquisa que fizemos, apenas 38,73% dos respondentes disseram que o chefe sempre está por dentro dos temas das reuniões e aprovou seus objetivos. Na grande maioria dos casos, ou ele apenas sabe por cima o que acontece ou está totalmente por fora e acaba atrapalhando a reunião. Esta claramente não é uma situação favorável para conduzir uma reunião.
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"Reuniões: Traga o chefe para seu lado"
Este é o primeiro post com
dicas para fazer reuniões mais eficientes. Esta série teve início com o
artigo “Beabá
das Reuniões” e com pesquisa sobre reuniões
produtivas que realizamos com os leitores de O Gerente.
Ter o apoio da liderança para os
objetivos de uma reunião cria uma base sólida para que as outras etapas se
desenvolvam com fluidez. Os americanos possuem um termo bastante adequado
para isto: “leadership buy-in“.
Este termo equivale a quando os
cargos mais altos na hierarquia “compram uma idéia”. Se você quer que os
participantes de uma reunião valorizem o que será discutido e tomem ações
efetivas para cumprir o combinado, é fundamental a sensação de que o tema é
importante para a organização, e não apenas para alguns indivíduos. Pior
ainda, se o chefe demonstrar indiferença com o assunto, aí você realmente
enxergará um esvaziamento das discussões e perda de interesse da equipe.
Na pesquisa que fizemos, apenas
38,73% dos respondentes disseram que o chefe sempre está por dentro dos temas
das reuniões e aprovou seus objetivos. Na grande maioria dos casos, ou
ele apenas sabe por cima o que acontece ou está totalmente por fora e acaba
atrapalhando a reunião. Esta claramente não é uma situação favorável para
conduzir uma reunião.
Mas como garantir que seu chefe se
alinhe com os objetivos da reunião?
1) Valide
Muitas vezes estamos tão
absorvidos em um tema que nos esquecemos de ter uma visão externa para garantir
que aquilo que estamos desenvolvendo faz sentido. Discuta os objetivos
da reunião não apenas para convencê-lo a apoiar, mas também para que estes
objetivos sejam redirecionados para que surtam mais efeitos para a organização.
2) Simplifique
Quanto mais acima a pessoa está na
hierarquia, menos ela terá tempo para discutir muitos detalhes. Você deve
dominar a arte da simplicidade na comunicação, para que consiga explicar os
objetivos e informações da reunião de forma estratégica/tática, para ajudar seu
chefe lhe ajudar.
Ante da reunião, entregue a seu
chefe um resumo didático dos temas da reunião e das principais informações de
cada tema. Isto permitirá que ele participe de forma mais proativa e consiga
realmente alavancar os resultados da reunião.
3) Crie oportunidades
Durante a reunião, é fundamental
dar oportunidades para que o líder se manifeste e ajuste o rumo das discussões
se for necessário. Normalmente isto acontece de forma natural, mas se um
tema é excessivamente técnico, específico ou operacional, cabe a quem está
coordenando a reunião puxar o tema para o lado tático/estratégico em
determinados momentos para reinserir o líder na discussão.
4) Dê seguimento
Depois da reunião (ou em seu final),
discuta com o líder se ele acredita que os objetivos foram atingidos e se tem
alguma orientação adicional em relação às decisões que foram tomadas.
Isto cria um clima de propriedade e responsabilidade de baixo para cima, que
também ajuda na implementação das ações definidas.
.
Autor : Luiz Henrique de Paiva Jose
34 anos, graduado em Engenharia Elétrica pela Unicamp, e pós-graduado em Gerenciamento de Projetos pela FGV. Certificado PMP (Project Managament Professional) pelo PMI (Project Management Institute).
Até 2007, atuou 5 anos como Gerente de Projetos e Diretor de Fábrica
na Vitelcom México, multinacional fabricante de telefones celulares. Atualmente presta consultoria empresarial, voltada a Gerenciamento de
Projetos e Presença Online para pequenas e médias empresas nas regiões
de São Paulo, Jundiaí e Campinas. Proprietário da Avantta Consulting. Criador da Rede O Gerente.
Contato: luiz@ogerente.com.br
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