Nota - No post anterior conhecemos a introdução da tecnologia para aprendermos como preparar reuniões produtivas. Este texto, como já informado, foi copiado do livro "Times da Qualidade - Como Usar Equipes Para Melhorar a Qualidade" de Peter R. Scholtes - Editora Qualitymark.
I. Diretrizes para Reuniões Produtivas
"Embora cada membro da equipe receba tarefas a executar nos intervalos das reuniões, muito do trabalho da equipe é feito quando todos estão juntos — durante as reuniões. Muita gente detesta reuniões, mas elas não têm que ser necessariamente desagradáveis. Como outros processos, elas podem ser estudadas e constantemente aperfeiçoadas. Reuniões produtivas aumentam as probabilidades de um projeto bem-sucedido.
É difícil conseguirem-se reuniões produtivas porque poucos são os que conhecem as regras e as técnicas necessárias. De fato, realizar reuniões constantemente melhoradas pode ser uma meta tão difícil para a equipe quanto as metas de melhoria estabelecidas para o projeto. O melhor modo de realizar reuniões produtivas é seguir as diretrizes dadas a seguir desde o início do projeto, ocasião em que os membros da equipe esperam aprender novos modos de trabalhar em conjunto.
Regras Gerais
Aprendemos, com a experiência, como conduzir reuniões produtivas e organizadas. As regras básicas são:
• Usar pautas
Toda reunião deve ter uma pauta, de preferência que tenha sido estabelecida na reunião anterior e desenvolvida em detalhes por um ou dois membros antes da reunião em questão. Se possível, deve ser enviada aos participantes com antecedência. (Se não foi criada uma pauta antes da reunião, gaste os cinco ou dez primeiros minutos escrevendo uma no flipchart).
As pautas devem conter as seguintes informações:
# Os tópicos da pauta (incluindo, talvez, uma frase ou duas que definam cada item e por que ele está sendo discutido).
# Os apresentadores (geralmente a pessoa que deu origem ao item ou a pessoa com maior responsabilidade ou conhecimento sobre ele).
# Uma estimativa de tempo (o tempo estimado, em minutos, necessário para a discussão de cada item).
# O tipo do item, e se o item requer discussão ou decisão, ou é apenas um aviso.
A pauta geralmente enumera as seguintes atividades:
°Aquecimento: atividades curtas (cinco a dez minutos), usadas para liberar a mente das pessoas do mundo exterior e fazê-las concentrar-se na reunião (ver "Aquecimentos", p. 4-32).
°Uma rápida análise da pauta. Comece cada reunião percorrendo a pauta, acrescentando ou eliminando itens, e modificando estimativas de tempo.
°Intervalos, quando a reunião for longa. Se a reunião durar mais de duas horas, programe pelo menos um curto intervalo.
°Avaliação da reunião. Este é talvez o item mais importante da pauta. Daremos detalhes mais adiante neste capítulo.
Embora alguns destes elementos possam ser desconhecidos, incentivamos os líderes de equipe a introduzi-los na primeira reunião e incluí-los em todas as reuniões subsequentes. Os membros da equipe provavelmente se sentirão pouco à vontade na primeira reunião, de qualquer modo, e urna nova atividade não aumentará muito essa sensação. À medida que os membros se tornam mais à vontade com o grupo, eles se sentem menos constrangidos sobre essas atividades."
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