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• Ter um facilitador Todas as reuniões devem ter um facilitador, cuja responsabilidade é manter a reunião em andamento e no devido foco. Normalmente, este papel é apropriado para o líder da equipe de projeto, mas pode-se fazer um rodízio dessa responsabilidade entre os membros da equipe.
As principais responsabilidades do facilitador são:
> Manter a discussão concentrada no tópico, e progredindo sempre.
> Intervir, se a reunião se dispersar em conversas múltiplas.
> Impedir, com muito tato, que qualquer pessoa domine ou seja desconsiderada.
> Levar a discussão a um fim.
O facilitador deve também avisar o grupo quando o tempo destinado a um item da pauta está esgotado ou a ponto de se esgotar. A equipe então decide se continua a discussão desse item, em prejuízo de outros da pauta, ou se adia a discussão até uma próxima reunião.
Fazer atas
Cada reunião deve ter também uma pessoa encarregada de registrar os assuntos importantes e principais questões levantadas, decisões tomadas (incluindo quem concordou em fazer o quê e quando), e itens que o grupo concordou em abordar novamente nessa reunião ou no futuro. Os membros da equipe podem consultar a ata para reconstituir discussões, lembrar-se de decisões tomadas ou ações que precisam ser tomadas, ou para saber o que aconteceu em uma reunião que perderam. Faça rodízio desse encargo entre os membros da equipe.
Esboçar a próxima pauta
Ao Final da reunião, esboce urna pauta para a próxima reunião.
Avaliar a reunião
Sempre analise e avalie cada reunião, mesmo que outros itens da pauta excedam o tempo. A avaliação deve incluir decisões sobre o que será feito para melhorar a reunião da próxima vez e algum feedback útil para o facilitador. Pode ser interessante tentar fazer avaliações no meio da reunião.
Respeitar a "regra das 100 milhas"
Uma vez iniciada uma reunião, todos devem dedicar-lhe atenção total. Ninguém deve ser chamado para fora da reunião, a menos que seja por algo tão importante que poderia interrompê-la mesmo quando estivesse a 100 milhas de distância do local de trabalho. A "regra das 100 milhas" deve ser comunicada — talvez repetidas vezes — àqueles que continuam recebendo recados telefónicos ou que interrompem o trabalho da equipe por outras razões.
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