Reunião - utilidade ou morte! (HSM)

(Cenário: topo do Everest onde acontece, em 2040, uma conferencia de cupula sobre as mudanças do clima. Discurso do presidente.)

 

 - Boas Noticias! 

 - Finalmente temos um acordo internacional para o controle dos gases causadores do efeito estufa

- Essa não! O diretor marcou outra reunião?

- Assim ninguém mais vai ter tempo de trabalhar!

Essa normalmente é a reação dos componentes de uma determinada corporação quando está sofrendo de "reunite aguda" e o chefão marca reunião atrás de reunião. E pior, sem quaisquer resultados visíveis. Este é um sinal claro de que a administração está doente.

Já trabalhei em algumas corporações com “reunite”. Algumas agudas, outras nem tanto, mas todas com seu sistema de execução emperrado.

Quero dizer que sou um usuário dessa importante ferramenta de trabalho. Acredito nelas e sei – por experiencia própria – que funcionam se bem utilizadas.

Já sofri de “reunite aguda”. Principalmente no inicio da minha carreira como gerente no serviço publico. E tenho uma tese que se divide em dois itens as razões do excesso de reuniões:

1.    Os gestores em periodo de noviciado e sem experiencia no comando de times corporativos usam as reuniões como forma de demonstração de poder junto ao grupo.

2.    Os gerentes veteranos (que continuam incompetentes) se utilizam das reuniões para esconder a imperícia, a incapacidade e a falta de habilidade para exercer o comando da equipe.

Um bom gerente, com o tempo vai percebendo que reuniões são instrumentos, utensílios e meios para se coordenar ações diversas em projetos que requeiram a convergência de múltiplas responsabilidades.

Sobre o tema acho até que há um excesso de bibliografia no mercado. Isso mostra a importancia das reuniões no mundo corporativo. O profissional interessado irá se perder caso queira aprender apenas lendo e participando de eventos sobre reuniões.

É necessário que um gerente ou candidato a tal tenha plena compreensão do que representa o ato de reunir pessoas sob seu comando para tratar de determinados problemas. Passo uma dica importante:

·        Pergunte sempre, antes de convocar qualquer reunião, qual é o produto que você espera gerar ao final do encontro. Se ele não estiver claro na sua mente então não reuna seu time porque alguma coisa vai dar errado.

Leia o artigo. É claro, traz conceitos modernos a respeito das questões que envolvem as reuniões e tem muitas dicas de experiencia.

Veja alguns links que retirei da lista do Google quando procurei sobre “reunião”:

• 7 dicas de como conduzir uma boa reunião
• Como dirigir uma reunião
• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões
• 12 dicas para tornar a reunião com sua equipe mais produtiva
• Reunião no trabalho: dicas para não fazer reuniões que não decidem nada

Reunião - utilidade ou morte!
(por Abraham Shapiro*)
Uma reunião deve ser um plenário inteligente de discussão e solução aos vários problemas das equipes. Mas a maioria nem chega perto disso.
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Há poucos dias, dois executivos da France Telecom se suicidaram durante uma reunião da empresa. Um se atirou do alto do edifício. O outro se envenenou no banheiro. Foi notícia mundial e mereceu a intervenção do governo francês. Eu só havia visto coisa parecida em charges humorísticas. Uma secretária, certa vez,  confidenciou-me que a grande maioria das reuniões de sua companhia não produz nos participantes intenção diferente. Os sentimentos variam do desejo de suicídio ao assassinato do chefe. Hoje estou certo de que muitas daquelas chacinas que se veem nos noticiários norteamericanos e que ficam sem explicação têm a ver com reuniões empresariais. 

Uma reunião deve ser um plenário inteligente de discussão e solução aos vários problemas das equipes. Mas em sua maioria não são nada disso, e nem chegam perto.

Muitos chefes transformam reuniões em manias ou loucuras inexplicáveis e initeligíveis. Quanto mais desconhecem métodos lúcidos de como fazer a equipe “funcionar”, mais as utilizam como vitrine de poder. Usam as reuniões que presidem como cenário onde atuam canalizando inseguranças, baixa autoconfiança e até os desequilíbrios emocionais, sexuais e familiares em que vivem.

Não conseguindo agir efetivamente em seus meios pessoais de conflito, transferem seus estigmas para o local de trabalho e usam os subordinados como sacos de pancada para alívio de seus achaques. Agem “cá” como não conseguem agir “lá”.

Livros básicos da gestão de pessoas aconselham que uma equipe se reúna com o seu líder periodicamente. Deve ser semanal. Qual a finalidade? Estabelecer objetivos, comunicar tarefas, resolver pendências, reforçar atitudes positivas, advertir e motivar a criatividade. Há também razões circunstanciais, como acertos, superação de diferenças pessoais, anúncios de acontecimentos oficiais – especialmente quando há chances de boatos falsos – etc.  Em suma, uma reunião nasce da carência de alinhamento de pontos de vista divergentes entre pessoas que precisam se entender em torno de objetivos comuns.

Uma reunião desnecessária significa, no mínimo, perda de tempo. Mas há efeitos colaterais mais graves. O colaborador de uma indústria me disse: “Aqui é assim. Todos se reúnem para nada! Até de futebol se fala, menos do que seria preciso”. As pessoas aprendem uma péssima lição sobre a empresa quando se reunem em vão. De sobra, enfraquece o respeito e a autoridade do líder.

Cinco minutos de uma reunião desgovernada, sem critério e objetivos, regada à prolixidade, é tempo demais. Qualquer ser humano normal se sentirá abusado. O tempo máximo de duração de uma reunião é o momento em que as pessoas param de assimilar as informações por cansaço ou outra causa.  Daí para diante, tudo é inútil.

A meta de uma reunião é ser produtiva. Portanto, o primeiro passo é estabelecer a pauta a ser discutida.

O conceito de produtividade é “o quanto se produz de qualquer coisa por unidade de tempo” – hora, minuto, dia.  Em se tratando de pessoas, produtividade deixou de ser apenas quantidade. Inclui também qualidade. Este princípio se aplica a quaisquer reuniões quanto à condução, critérios claros de organização, participação dos envolvidos, respeito humano de todos para todos e até ao estabelecimento de um horário para início e finalização.

Se houver necessidade de discutir um assunto sem previsão de término, devem-se avisar os participantes de que a discussão só finalizará quando o consenso ocorrer. Assim, todos poderão rearranjar agendas e preparaem-se psicologicamente para maior resistência física e mental. Outra providência importante para casos de reuniões longas é um coffee break. Com fome, todo mundo rende menos.

Como se preparar para uma reunião? Provendo-se de todas as informações objetivas e mensuráveis a respeito das pautas e seus possíveis desdobramentos. Isto minimiza as subjetividades e consequentemente as fontes de dissensões e intrigas.

Uma reunião é uma ótima oportunidade de fortalecer o relacionamento com as pessoas e entre elas. Encarar uma reunião como meio de controle ou de se prevalecer sobre os demais é jogar fora a maravilhosa chance de concretizar o que está contido no próprio significado e origem da palavra reunir, que é:  fazer ou promover a união.

* Por Abraham Shapiro (consultor e coach de líderes de empresas das Maiores e Melhores do país. Seu e-mail é: shapiro@shapiro.com.br)

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