O seu tempo é como sua impressão digital. Única e instranferível

Você possui a competência de administrar bem as 24 horas dos seus dias? Pense antes de responder e tenha em mente que o tempo não encolhe e nem estica, é inelástico. 

Uma das questões fundamentais que nós, “habitantes da selva corporativa”  temos que saber lidar é a organização do tempo e das tarefas sob sua gestão.

E não me refiro apenas às empresas formais. Incluo todas as atividades que necessitem de ordenamento e tenham objetivos a ser atingidos. Donas de casa, executivos, governantes... todos têm que lidar com a administração do seu tempo como o eixo preferencial de quaisquer tarefas que estejam executando. 

As 24 horas de cada dia são coletivas e estão disponíveis para todos os seres viventes do planeta. O que fazemos com elas, quando e como o fazemos é um problema que cada um de nós tem que resolver a cada minuto, hora, dia, semana, mês, ano ou como se queira medi-lo.

Se você buscar no Google a expressão "administração do tempo" terá a seu dispor nada menos que 115.000.000 de links. Acho que isso dispensa comentários sobre a importância do assunto, mas também nos leva à conclusão de que o tópico está longe da pacificação. Isso é até simples de entender partindo do pressuposto que o tempo é um bem especial, específico, individual, particular, singular e único, alocado a cada um de nós como seres viventes. Algo como a impressão digital...

Saber administrá-lo bem significa tirar o melhor proveito das suas 24 horas focadas nos seus objetivos. Em relação ao tempo podemos até dizer que: as diferenças entre as personalidades das pessoas se refletem nas diferentes formas pelas quais cada um gerencia o seu tempo, as suas 24 horas. Cada pessoa tem sua fórmula e sua arte. Diz-se que "ter tempo para tudo" é um dom, uma habilidade e estou seguro de que é isso mesmo, apesar da conotação utópica que se associa à expressão.

Conhecemos pessoas que parecem estar ligadas permanentemente a uma bateria de carga infinita. São aquelas que apelidamos de "elétricas". Estão sempre "acesas". Fazem tantas coisas durante o dia que mal imaginamos como conseguem. Mas conseguem e as fazem bem! Para isso se utilizam de uma outra ferramenta muito pouco manejada pelos gerentes comuns que é a delegação. Sim! A delegação é uma competência diretamente associada à gestão do tempo.

De outra sorte criaturas menos dotadas  simplesmente não conquistam a realização seus planos. Comumente dizem "não ter tempo"... E não têm mesmo! São naturalmente desorganizadas, desordenadas e desleixadas com suas 24 horas. Ou programam fazer tudo ao mesmo tempo ou não concentram suas energias para cumprir os objetivos e metas  desejadas. Perdem-se em pequenos detalhes, não conseguem o foco para os seus interesses e pretensões. Fracassam e ficam para trás na jornada implacável para o sucesso. Ah! E não sabem ou  não conseguem delegar.

Não encontraremos nenhuma história de êxitos ligados a alguém que não seja (ou tenha sido) um mestre em administrar seu tempo. A deusa Fortuna não costuma contemplar aqueles que desprezam a inexorabilidade dos  dias, minutos e horas como mecanismos da ordem e da organização.

No universo corporativo (e na vida em geral) o tempo está sempre referido a um planejamento para se chegar aos objetivos com metas e resultados.  Usualmente o tempo para se executar tarefas é medido por cronogramas, calendários e “tempogramas”, que são - em suas muitas facetas - as melhores técnicas, ainda vigentes para refletir o “como fazer” dos projetos e empreendimentos.

Há uma famosa frase de William E Deming, original na época (1986) e atualmente um clichê, da qual me utilizo muito:

·         "O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”.

A princípio, o conceito parece ser uma obviedade, mas quando Deming - após ganhar notoriedade -  a propôs, o mundo viu com mais clareza a relação entre a qualidade, o tempo e a gestão de qualquer coisa. Tanto é assim que vários pensadores e consultores se apropriaram de suas variantes do tipo: "Se não pode ser melhorado, não pode ser gerenciado" ou "Só pode ser gerenciado aquilo que for mensurável" e muitas outras mais.

Fica claro que para existir um mínimo de chance na obtenção do melhor rendimento do tempo disponível é preciso que exista, em primeiro lugar, uma boa "agenda" (ou sistema) com foco diário, semanal e mensal. Em segundo lugar a determinação e o hábito perseverante de alimentá-la e se utilizar dela permanentemente. Consagro à existência de um ótimo sistema de agendamento, por parte dos executivos em geral, uma enorme percentagem do sucesso em suas carreiras.

Digo isso porque conheço muitos executivos que têm agendas, mas não registram todos os seus compromissos e quando os anotam esquecem-se de consultar a agenda. O resultado é facilmente imaginado. Ausência em compromissos assumidos, atrasos em outros e pior ainda o despreparo para a participação em eventos tais como reuniões, seminários e outros por ou não "terem tempo" de estudar ou que deveriam estar lá em tal horário agendado previamente. Fácil concluir que tal executivo terá carreira curta e isso se conseguir chegar a uma posição mais alta. Conhece alguém assim?

É incrível que carreiras se percam ao longo do tempo, para muitos jovens candidatos ao sucesso, por conta do simples hábito de não gerenciar eficazmente os seus tempos por meio de uma ferramenta simples como o agendamento de tarefas e compromissos. Mas é um fato. Eu mesmo conheci, ao longo dos meus muitos anos de trabalho, vários gerentes com enormes potenciais de sucesso que se perderam por não valorizar a administração do tempo e a organização em suas vidas profissional, social e pessoal. 

Acredite, com toda sua convicção, que o seu tempo é o seu patrimônio mais valioso. Valorize-o, trate-o com respeito e terá o retorno garantido.