"O mais provável é que não se possa reduzir o impacto ou probabilidade potencial de algumas crises, mas sempre é possível realizar um planejamento de contingências para que, quando surgir uma situação ou fato inesperado, a equipe saiba como deve atuar. O planejamento de contingências implica em organizar e tomar tantas decisões quantas sejam possíveis antes que surja uma crise. O planejamento proporciona tempo para considerar todas as opções, pensar tudo cuidadosamente e até mesmo testar a capacidade de reação para agir. Deve ter-se em conta que cada uma destas tarefas é mais fácil de realizar em tempos normais, porque, quando se estiver no meio de uma crise, todas ficam mais difíceis e provocam muitas tensões.
Passos para desenvolver um plano de contingência
- Organize uma equipe de planejamento:uma das grandes lições de governança corporativa nos últimos anos é que as equipes podem ser mais eficazes na realização de tarefas complexas que se afastam da rotina e o plano de contingências é um destes trabalhos. Se a equipe for bem escolhida, o trabalho será enriquecido com as habilidades e visões de muitas pessoas.
- Avalie a extensão do problema: tendo em vista que a equipe está formada deve-se, de imediato, avaliar a extensão do problema com todos os seus componentes. Isto significa considerar tudo o que possa dar errado e ao se que deve dar atenção se a crise surgir. As sessões de “brainstorming” são muito úteis para identificar as principais questões.
- Desenvolva um planejamento: desde que se hajam considerado todas as idéias sobre o que poderia dar errado e tenham sido organizadas em torno de um conjunto de objetivos realizáveis, é chegado o momento de desenvolver um plano de ação para ser aplicado em cada caso. O objetivo deverá ser o de se preparar para uma série de ações que poderiam neutralizar ou conter todos os aspectos significativos de uma potencial crise. Todas essas tarefas devem ser conjugadas em equipe, com assessoramento e intervenção de todos aqueles que se vejam envolvidos na crise a ser enfrentada.
- Teste o plano: Não se pode supor que os planos de contingência – que estão no papel – irão funcionar plenamente quando confrontados com a realidade. Por este motivo devem ser regularmente testados, simulando as condições da crise. Isto é o que ocorre, por exemplo, quando da ocorrência dos exercícios contra incêndios.
- Mantenha o plano atualizado: Os planos não podem ser elaborados e, em seguida, colocados de lado, porque os fatos e as circunstâncias estão em constante mutação. Portanto, é necessário que o planejamento seja mantido sob atualização periódica porque é sempre mais fácil fazer isto do que se desenvolver um novo plano partindo do zero."
Este artigo se encontra no site espanhol E-Deusto listado entre aqueles recomendados pelo blog. Fiz uma tradução livre, mas acho que ficou compreensível. O tema é atualíssimo, principalmente para os executivos que comandem áreas de planejamento. A leitura é rápida e o conteúdo - colocado de forma muito didática - é fácil de assimilar.
O link direto do artigo está colocado abaixo. É só clicar.
http://www.e-deusto.com/frontal/deusto/consejos2.asp?cod=1081
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