21 de mai de 2011

O que você faz com suas 24 horas?


Uma das maiores questões que um "habitante" do mundo corporativo - e não me refiro tão somente às empresas tradicionais, pois incluo no rol todas as atividades que necessitem de ordem e tenham objetivos - tem que saber lidar é a organização do tempo e das tarefas. Seja uma dona de casa ou um presidente da republica todos têm que lidar com a administração do seu tempo. 
As 24 horas de cada dia são coletivas e estão disponíveis para todos os seres viventes do planeta. O que fazemos com elas e como o fazemos é um problema que cada um de nós tem que resolver a cada hora, dia, semana, mês ano ou como se queira medi-lo.
Se você buscar no Google a expressão "administração do tempo" terá a seu dispor nada menos que 13.400.000 de links. Acho que isso dispensa comentários sobre a importância do assunto, mas também nos leva à conclusão de que o tópico está longe da pacificação. E isso é até simples de entender partindo do pressuposto que o tempo é um bem especial, específico, individual, particular, singular e único alocada a cada um de nós. Algo assim como a impressão digital...
Saber administrá-lo bem significa tirar o melhor proveito das suas 24 horas focadas nos seus objetivosAs diferenças entre as personalidades das pessoas se reflete nas diferentes formas pelas quais cada um gerencia o seu tempo, as suas 24 horas. Cada pessoa tem sua formula e sua arte. Diz-se que "ter tempo para tudo" é um dom, uma habilidade e estou seguro que é mesmo apesar da conotação utópica.
Conhecemos pessoas que parecem estar ligadas permanentemente a uma bateria de carga infinita. São aquelas que apelidamos de "elétricas". Estão sempre "acesas". Fazem tantas coisas durante o dia que mal imaginamos como conseguem... Mas conseguem e as fazem bem! Para isso se utilizam de uma outra ferramenta muito pouco manejada pelos gerentes comuns que é a delegação.
De outra sorte criaturas menos dotadas  simplesmente não conquistam a realização seus planos. Comumente dizem "não ter tempo"... E não têm mesmo! São naturalmente desorganizadas, desordenadas e desleixadas com suas 24 horas. Ou programam fazer tudo ao mesmo tempo ou não concentram suas energias para cumprir os objetivos e metas  desejadas. Perdem-se em pequenos detalhes, não conseguem o foco para os seus interesses e pretensões. Fracassam e ficam para trás na corrida implacável para o sucesso. Ah! E não sabem delegar.
Ficheiro:Tadeusz Kuntze 001.jpg
Fortuna, segundo representação de Tadeusz Kuntze (Fortuna, 1754)
É isso! O sucesso está intimamente ligado ao correto gerenciamento das 24 horas que nos são disponibilizadas a cada dia. Não encontraremos nenhuma historia de êxitos ligados a uma pessoa que não tenha sido um mestre em administrar seu tempo. A deusa Fortuna não costuma premiar aqueles que desprezam os inexoráveis dias, minutos e horas como ferramentas da ordem e da organização.
No universo corporativo o tempo normalmente é medido por cronogramas que são - em suas muitas facetas - as melhores ilustrações ainda em voga para refletir os planejamentos dos projetos e empreendimentos. Há uma frase famosa da qual me utilizo muito que a rigor é uma obviedade: "O que não pode ser medido não pode ser gerenciado". 
O infograma abaixo eu o reproduzi a partir de uma página da HSM que coloca em forma visual algumas dicas - até muito simples e incontestáveis - para a montagem de um sistema pessoal de organização semanal. 
Observem que em dado momento o infográfico demanda a existência de uma "ferramenta para armazenar os compromissos, projetos etc". Fica claro que para existir um mínimo de chance na obtenção do melhor rendimento do tempo disponível é preciso que exista, em primeiro lugar, uma boa "agenda" (ou sistema) com foco diário, semanal e mensal. Em segundo lugar a determinação e o habito perseverante de alimentá-la e se utilizar dela permanentemente. Consagro à existência de um ótimo sistema de agendamento uma enorme percentagem do sucesso (modéstia à parte) em minha carreira de executivo.
Digo isso porque conheço muitos executivos que têm agenda, mas não registram todos os seus compromissos e quando os anotam esquecem-se de consultar a agenda. O resultado é facilmente imaginado. Ausência em compromissos assumidos, atrasos em outros e pior ainda o despreparo técnico para a participação em eventos tais como reuniões, seminários e outros por não saber que deveriam lá estar e discorrer sobre o assunto agendado previamente. Fácil concluir que tal executivo terá carreira curta e isso se conseguir chegar a uma posição mais alta. Vamos ao infográfico?






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