21 de nov de 2009

Administrar o Tempo é um talento pessoal.

http://simetrias.files.wordpress.com/2007/09/relogio.jpg

          Quem gosta de estudar os "mistérios" do mundo corporativo sabe que entre os temas mais discutidos está a "administração do tempo". Tem artigo para todos os gostos e consultores para todas as situações.
        Estudei a questão da produtividade por muitos anos enquanto exercia minhas funções de gerencia e direção. Aprendi muito, pois praticava no meu dia-a-dia os "ensinamentos" que aprendia nos livros e artigos. E ia descartando aquelas dicas que não funcionavam e  foram muitas.
       http://3.bp.blogspot.com/_kEK6V3N0A8Y/SQr0TV0th1I/AAAAAAAAAEU/eXbqZOsOgTI/s320/figura-43b.gif Entre os muitos artigos, livros, cursos e similares há um considerável volume de bobagens escritas. Teorias impossíveis de serem colocadas na pratica de quem exerce cargos de gerencia, chefia ou liderança. Por outro lado, há também dicas, recomendações e conselhos preciosos. É preciso ter uma boa vivencia e agudo bom senso para conseguir separar o joio do trigo. E muita aplicação. 
        Um dos mais importantes conceitos sobre administra-lo é que o tempo não é uma variável de qualquer equação. Ele é inelástico.  Constante. Todos os dias têm 24 horas e isto é imutável. 
        Partindo dai pode-se concluir que a variável nessa equação é o próprio  "dono do tempo." Isto mesmo! Cada um de nós é o dono do seu tempo. Por consequencia somos os (únicos) responsáveis pelo que fazemos com o nosso tempo. 
        E digo mais. Cada um de nós administra o seu tempo de acordo com suas características pessoais, seus valores, principios e atitudes. A administração do tempo, pois, é uma expressão pessoal de quem a pratica. E digo assim porque tem muita gente que sequer se preocupa em controlar, dirigir, ou  manejar o tempo de que dispõe.
        Portanto meus amigos desconfiem sempre das  determinações, dispositivos, mandamentos normas, princípios, regras  e regulamentos que pretendam ensina-los a gerenciar suas 24 horas. Se você estiver preocupado com a produtividade, com os resultados que a sua chefia espera de seu trabalho; se for comprometido com a empresa que paga seu salário e com sua
carreira pessoal certamente conseguirá domar esta fera que é a "falta de tempo". 
        No artigo abaixo, escrito por um especialista respeitado no assunto - Christian Barbosa - são listados dez tópicos que certamente podem ser classificados como "ladrões de tempo" por quem quer que esteja operando em alta velocidade no mundo corporativo. Observem, entretanto o numero de itens subjetivos  (como "não ter clareza do que fazer") e muitos outros que estão faltando (como "disponibilidade para atender fora da agenda"). 
        Ah! Coloquei alguns comentários de leitores feitos no site original que valem a pena ser lidos.




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Reuniões, e-mails para responder, acúmulo de tarefas, cansaço. Tudo isso pode fazer com que você gaste mais tempo do que deveria em suas atividades.
Um planejamento semanal bem elaborado pode cair por terra quando as atividades diárias pré-estabelecidas são deixadas de lado por motivos circunstanciais ou urgentes, que atrapalham a produtividade. Será que você tem passado por isso? Confira a lista abaixo e veja com quais itens você se identifica.

1 – E-mail – Ficar com o e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Recomendo definir períodos  para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo o caixa deve ficar fechada.

2 – Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

3 – Estou em Reunião – Uma pesquisa feita pela Triad Consulting, empresa dá qual sou diretor, demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

4 – Redes Sociais – Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para se atualizar.

5 – Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multi-vitamínico, alimente-se em horários regulares, faça sexo (com freqüência).

6 – Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7 – Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando à toa.

8 – Messenger, Wave, GTalk, etc – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

9 – Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10 – Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – Que tal falar NÃO de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

Por Christian Barbosa (Especialista em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. É Autor dos livros “A Tríade do Tempo", "Você, Dona do Seu Tempo”, “Estou em Reunião” e co-autor de “Mais Tempo, Mais Dinheiro”).

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Comentários dos leitores


Amanda Oliveira disse:
Novembro 19 de 2009 às 14:23 hs.
Nossa, hoje perdi meu tempo com todos os itens! Sugestão: ler notícias nas versões digitais do jornal também faz perder pelo menos 40 minutos do dia!
Flavia disse:
Novembro 17 de 2009 às 14:11 hs.
O texto flui naturalmente, como uma conversa, um conselho de alguem mais experiente. Parabens! Para não sair do ritmo, há algum tempo, escrevo na agenda, todas as minhas tarefas diárias, mesmo as mais simples, aquelas que eu jamais esqueceria... Faço disso um ritual. É gratificante poder passar um traço em cima de cada atividade cumprida. Experimentem.
Rita disse:
Novembro 17 de 2009 às 08:36 hs.
Excelente texto. Tenho seguido essas recomendações nos últimos anos e meu desempenho melhorou muito. Também faço o mesmo em casa e tenho ensinado meu filho de 11 anos a adotar hábitos mais saudáveis em casa e na escola. Funciona!
José Zulmar Lopes disse:
Novembro 17 de 2009 às 07:52 hs.
Quanto tempo perdido discutindo isto. Isto é vicio de trabalho e, portanto eu acho que todos aqui são mais ou menos assim:
01 - Um Viciado em Trabalho não tem quarto...................... Tem escritório!
02 - Um Viciado em Trabalho não tem amigos..................... Tem contatos!
03 - Um Viciado em Trabalho não tem vida.......................... Tem carreira!
04 - Um Viciado em Trabalho não tem sonhos.................... Tem projetos!
05 - Um Viciado em Trabalho não tem encontros............... Tem reuniões!
06 - Um Viciado em Trabalho não toma cerveja.................. Toma decisões!
07 - Um Viciado em Trabalho não faz sexo........................... Descarrega o stress!
08 - Um Viciado em Trabalho não navega na Internet........ Faz pesquisas!
09 - Um Viciado em Trabalho não tem domingo................. Tem hora-extra!
10 - Por último, fique tranqüilo: um Viciado em Trabalho não fica lendo esses e-mails... Trabalha
( fonte: portal do humor)
Carlos Alberto disse:
Novembro 17 de 2009 às 02:17 hs.
Caro internauta como aceitar determinadas colocações pois conheci este post através do email ? Como gerenciar os contatos se dependo deles para ganhar dinheiro? Permanecer conectado hoje é essencial num mundo travado no deslocamento de vias terrestres é muito mais essencial não polui mais do que uma moto carregada de documentos e gera muito mais hora-bunda produtiva do que uma pilha de documentos e papéis inúteis. Sem contar que nas redes sociais concretizo vários contatos de alcance muito maior do que chamadas nas redes convencionais de comunicação que custam caro. Não concordo com todas as colocações e acredito que embaixo do guarda sol aqui na beira da praia produzo muito mais do que num espaço fechado.
Ana Lúcia disse:
Novembro 16 de 2009 às 20:06 hs.
Prezado Christian Barbosa. Adorei suas colocações....E confesso que pretendo amanhã mesmo providenciar a compra de um dos seus livros, para começar...estou precisando urgente a aprender a organizar meu tempo, pois estou fazendo mestrado e algo que está acabando realmente comigo é minha indisciplina de organização, pois tenho estado a mais de dois meses acordando às 7h e dormindo entre 2h e 3h da manhã, o que não está sendo nada saudável e também não mais produtivo. Qual de seus livros você me sugere, para iniciar meu processo de organização? Obrigada
Roseli Garcia disse:
Novembro 16 de 2009 às 15:14 hs.
Christian, Li o seu livro e coloquei em prática várias recomendações. Houve um ganho considerável no meu tempo e no tempo dos colaboradores com os quais costumo interagir nas reunioes. A dica das reuniões em pé foi ótima, assim como a gestão de pautas, etc. Seu artigo faz uma síntese do assunto de forma precisa.



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